Ewolucja deklaracji

Od samego początku działalności stowarzyszenia najważniejsze było zwiększanie jego zasięgu i popularności. Wiązało się to z rosnącą liczbą osób, które zgłaszały chęć przystąpienia.

Zazwyczaj to dobrze, gdy więcej osób interesuje się daną ideą, czy produktem. Jednak robiąc coś za darmo i dla szerszego grona, istnieje spore ryzyko że ilość pracy zacznie przerastać początkowe oczekiwania. Tak było w przypadku Braterstwa i dlatego cały proces akceptacji nowych członków i obsługi dokumentów musiał przejść sporą ewolucję.

Na samym początku wszystko było tak, jak przed wynalezieniem elektryczności. Potencjalni członkowie drukowali deklarację z pustymi polami na swoje dane osobowe, wypełniali ją (zazwyczaj nieczytelnie) i wysyłali. Ja otrzymywałem deklarację i po bardzo wnikliwym procesie sprawdzania potencjalnego kandydata (;]), przepisywałem ręcznie wszystkie niezbędne dane. Później na komputerze ręcznie tworzyłem poświadczenie o przynależności do Stowarzyszenia. Druk, do koperty i jeszcze raz ręczne adresowanie (kolejno dla każdej osoby).
Aż mnie skręca na myśl, ile to jest zmarnowanego czasu. Większość stowarzyszeń i administracji państwa ciągle działa w ten sposób, co jest dla mnie absolutnie niewiarygodne w XXI wieku.

Wymagane były zmiany. Każda organizacja wymaga zmian zarówno proceduralnych jak i mentalnych, żeby móc się rozwijać.
Zmiany były potrzebne zarówno dla mnie, bo nie chciałem spędzać wieczorów na powtarzalnej pracy, jak i dla Was, bo przy ręcznym przepisywaniu zdarzały się błędy, które później musiałem poprawiać.

Najpierw z ręcznie wypisywanych przez Was deklaracji wyrzuciłem zbędnie pola (miejsce i data urodzenia? telefon? po co?), bo dane osobowe to rzecz cenna i należy je chronić.
Jednak ręcznie wypisywane deklaracje były od samego początku dla mnie zbyt wolne. Nie chciałem przepisywać bez sensu tego, co powinno być zautomatyzowane.

Deklaracje członkowskie przeniosłem na stronę Braterstwa, gdzie są generowane z podawanych przez Was w formularzu danych. Formularz można wypełniać wielokrotnie, eliminując błędy i literówki.
Dodatki do WordPressa i prosty skrypt do generacji PDFów pozwolił szybko i bezboleśnie tworzyć czytelne deklaracje, dzięki czemu nie trzeba było tracić wzroku na odczytywanie odręcznego pisma.

Dynamicznie tworzona deklaracja pozwoliła też od razu zapisywać wszystkie dane osobowe każdego potencjalnego kandydata w pliku. Każda osoba w tym pliku jest identyfikowana unikalnym kluczem (funkcja skrótu SHA1), dzięki czemu nawet najdrobniejsza zmiana w danych generuje zupełnie inny klucz i osoby się nie mylą.

Ten klucz jest zapisywany na dole każdej deklaracji, którą kandydat na członka drukuje, podpisuje i przesyła pocztą. Napisany szybciutko program na moim komputerze na podstawie klucza jest w stanie zidentyfikować osobę i wygenerować odpowiednie zaświadczenie, które muszę tylko podpisać i odesłać.

Odszedłem zupełnie od ręcznego adresowanie listów. Jest ich za dużo. Odpowiednio przygotowane szablony zaświadczeń mieszczą dane teleadresowe idealnie w okienku koperty C4 (z prawym, górnym oknem), więc tylko wrzucam kartki i kleję znaczek.
Z tego powodu zupełnie nieprzydatne mi są koperty (z reguły małe), które niektórzy dalej czasami wysyłają do stowarzyszenia. Doceniam chęć pomocy, ale tylko dobrze dopasowane elementy pozwalają szybko i bez problemów ogarnąć cały proces wysyłki.
Nie mam czasu zginać kartek, adresować kopert, czy ich zaklejać. Wszystko musi być już przygotowane.

Ostatnio poszedłem jeszcze krok dalej, kupując czytnik kodów kreskowych. Takich samych kodów kreskowych jak na asortymencie z Biedronki. Te czytniki dają sobie radę z różnymi standardami kodów kreskowych (a standardów, o ironio, jest sporo).
O dziwo czytnik działa bez problemu pod Linuksem, więc dołożyłem na deklaracjach kody kreskowe. Testowałem na kilku wydrukach i działa bezbłędnie, więc nie mogę się doczekać aż przyjdą pierwsze realne deklaracje z kodami i będę mógł sobie poklikać w pół sekundy zamiast mozolnie przepisywać te klucze.

Brak przepisywania to nie tylko zysk czasu, ale głównie gwarancja poprawności. Eliminując czynnik ludzki pozbywamy się możliwości literówek, czy błędów.
Jedyne co teraz zajmuje mi najwięcej czasu jest przystawianie pieczątek i podpisywanie dziesiątek kartek tygodniowo. Na razie nie mam pomysłu jak to zautomatyzować, ale kto wie.

Wszystkie te usprawnienia to wynik połączenia bardzo prostych elementów ze świata darmowego oprogramowania. Linux, Perl, PHP, Latex i kilka standardowych programów. Darmowe rzeczy są super.

Tutaj jest przykładowa deklaracja z pięknym kodem kreskowym i fragmentem klucza. 7 znaków wystarcza na zakodowanie ponad 260 mln różnych danych osobowych, więc pierwsze kolizje wystąpią dopiero koło 16 tys członków. Jeszcze trochę do tego nam brakuje:)

Jedna myśl nt. „Ewolucja deklaracji

  1. AvatarMorgotH

    Witam

    W kwestii automatyzacji to czy zastąpienie pieczątki i podpisu gotowym skanem dobrej jakości wydrukowanym na formulażu nie pomogło by ?

    Odpowiedz

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *