Księgowość stowarzyszenia – poradnik

Na internecie poza ogromem ciekawych i cennych wiadomości, czasem można też napotkać twierdzenia błędne lub zagmatwane. Sam miałem problem z uzyskaniem rzeczowej informacji na temat obowiązków podatkowo – księgowych przy prowadzeniu stowarzyszenia.

Dlatego zasięgnąłem wiedzy u źródła. Informacje, które uzyskałem pochodzą z konsultacji z księgową Sektora 3 — inkubatora organizacji pozarządowych. Informacje dotyczą zarówno stowarzyszeń zwykłych, jak i tych rejestrowych.

Zatem, jakie są wymogi, terminy i obowiązki dla osoby prowadzącej stowarzyszenie?

NIP, CIT
Zakładając stowarzyszenie, mamy obowiązek wystąpić o NIP. NIP należy uzyskać, gdy stowarzyszenie rozpocznie działalność. Jest on niezbędny nawet w przypadku, gdy nie posiadamy konta bankowe, nie dokonujemy obrotu pieniężnego, lub nie zbieramy składek.
Występując o NIP dla Braterstwa, pamiętam że dosyć długo urzędniczki się głowiły jak wypełnić formularz, na którym jest rubryka „numer w odpowiednim rejestrze”. Obecnie zakładając stowarzyszenie zwykłe, musimy się zarejestrować w rejestrze stowarzyszeń zwykłych, więc uzyskanie NIPu nie powinno rodzić komplikacji.

Jeśli mamy numer konta bankowego, należy poinformować US o tym numerze. Polecam bank BGŻ BNP Paribas, konta dla stowarzyszeń są bezpłatne.

Każdego roku, do 31 marca należy złożyć formularz CIT-8 wraz z załącznikiem CIT-8/O. Zgodnie z prawem, jeśli stowarzyszenie otrzyma od jednej osoby darowizny na kwotę ponad 15 000 zł, należy także złożyć załącznik CIT-8/D. Niektóre urzędy skarbowe, na wyrost i nieco samowolą, potrafią wymagać złożenia załącznika CIT-8/D dla wszystkich darowizn.

Czytałem opinie, że nie można olać NIP, czy składanie CIT-8. Nie polecam tego robić.

Sprawozdanie
Stowarzyszenia są co do zasady zobowiązane także składać coroczne sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie trzeba sporządzić do 31 marca, Zarząd musi je zatwierdzić do końca czerwca i w ciągu 10 dni od zatwierdzenia należy złożyć takie sprawozdanie do Urzędu Skarbowego.
Są różne rodzaje sprawozdań, od bardzo skomplikowanych, po prostsze. Jeśli musisz składać takie sprawozdanie, to lepiej idź do księgowej i nie bazuj na wiedzy z internetu.

Na szczęście od 2016 roku weszła nowelizacja ustawy o rachunkowości i mając niewielkie stowarzyszenie można być zobowiązanym do prowadzenia tylko książki przychodów i rozchodów oraz zwolnionym z obowiązku sporządzania sprawozdań. Aby być zwolnionym należy: mieć do 100 000z ł przychodu w ciągu roku (wszystkie przychody), nie prowadzić działalności gospodarczej, nie mieć statusu OPP. Bardziej szczegółowe dane: http://poradnik.ngo.pl/wiadomosc/1665371.html

Jeśli chcemy skorzystać z tych ułatwień, trzeba złożyć pismo do US do 31 stycznia, że spełniamy warunki i chcemy skorzystać z ułatwień. To ważny krok. Raz złożone pismo obowiązuje cały czas, do odwołania. Nie trzeba tego robić co roku. Jeśli zakładamy stowarzyszenie w ciągu roku, trzeba poinformować US w ciągu 14 dni (nie mam pewności, czy 14, czy 30).

Były sytuacje, gdy ktoś prowadził stowarzyszenie zwykłe, w regulaminie był zapis, że nie pobierają jakichkolwiek pieniędzy, brak konta bankowego, itp., a mimo tego US kazał złożyć sprawozdanie za 4 lata wstecz.

Dalej zakładam, że nie prowadzimy działalności gospodarczej i korzystamy z uproszczenia.

Księgowość
Prowadzenie księgowości przy uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów ogranicza się do tabelki w excelu.
Księgowanie kosztów: Data, numer faktury, kwota brutto, podatek VAT, opis faktury.
Księgowanie przychodów: warto rozdzielić darowizny i składki czlonkowskie oraz odpłatną działalność pożytku publicznego. Księgujemy kto, ile, kiedy, za co.

Pod koniec roku podsumowujemy rubryki i wpisujemy odpowiednie wartości do CIT-8. Księga przychodów/rozchodów powinna być wydrukowana i w dokumentacji. Bezwględnie należy mieć wydrukowane wyciągi z kont. Uwaga na niektóre banki, które potrafią żądać 40 zł za wyciąg.

Stowarzyszenia są zwolnione z podatku w ramach działalności statutowej. Czy prawie zawsze, chyba że otrzymamy jakąś karę, grzywnę, itp.

Jeśli jakaś osoba prywatna kupiła coś na rzecz stowarzyszenia, np. domenę, naboje, wstążki, możemy odzyskać pieniądze od stowarzyszenia. Stowarzyszenie musi mieć fakturę wystawioną na tę osobę prywatną, potwierdzenie zapłaty faktury oraz prośbę osoby o refundację. Można takie koszty normalnie księgować.

Odpłatna działalność pożytku publicznego.
Istotny punkt, gdy chcemy np. przeprowadzać szkolenia, udostępniać kawałek strzelnicy, itp. Zawsze można machnąć ręką, brać pieniądze do kieszeni i się nie przejmować szczegółami, ale piszę jak jest zgodnie z przepisami.
Przychód z takiej działalności nie może przekraczać jej kosztów dla stowarzyszenia. Organizujesz piknik strzelecki ze strzelaniem po 30 zł? Suma przychodów ze wszystkich uczestników musi być równa kosztowi strzelnicy, cateringu, nabojów, wypożyczenie broni, instruktora, itp.
Jeśli ten przychód jest wyższy niż koszty, ryzykujemy że US nakaże nam (po kontroli) rejestrację działalności gospodarczej i/lub karę.

Doprowadza to do absurdalnych sytuacji: ustaliliśmy koszt imprezy na 2000 zł, mamy 200 uczestników płacących po 10 zł i jest super. Nagle przychodzi jeszcze jeden i mamy już 10 zł więcej niż koszty. Księgowo – niedopuszczalne. Częstym sposobem pozbycia się „problemu” nadmiaru pieniędzy z imprezy jest podwyższenie wynagrodzenia pracownika (np. instruktora) na tej imprezie, którą to podwyżkę on później przekazuje darowizną na cele stowarzyszenia. Niestety, instruktor musi od tej podwyżki także zapłacić podatek, więc jesteśmy parę złotych do tyłu na tej karuzeli.

Darowizny.
Zgodnie z przepisami przelew z darowiną powinien być opisany „darowizna”. Jeśli tytuł jest inny to mogą być negatywne konsekwencje gdy US jest upierdliwy. Sprawę rozwiąże podpisany dokument od darczyciela, że się pomylił w tytule. W skrajnych przypadkach trzeba zwracać przelew do adresata i prosić o wykonanie go ponownie z dobrym tytułem. Jest to absurdalne i chyba nikt tego nie robi, ale jeśli się obawiasz US, to jest to zawsze droga naprostowania błędnego przelewu.

W ciągu roku możemy przyjąć gotówką nie więcej niż 20 000 zł, chyba że posiadamy kasę fiskalną. Jest to ważne ograniczenie przy organizacji zawodów, pikników, itp.
W teorii ktoś może przyjąć 100 zł darowizny od darczyńcy w gotówce i później wpłacić na konto stowarzyszenia przelewem jako „darowiznę”. Pozwala to ominąć ten limit 20 tys, ale wystawia na jakieś ryzyko osobę, która przyjęła gotówkę. Zwłaszcza przy dużych kwotach łącznych darowizn może to być podejrzane.
Oczywiście można brać pieniądze do kieszeni i się nie chwalić, ale z reguły chcemy żeby zasilały one konto stowarzyszenia na cele statutowe, a nie tylko ksieszeń jednej osoby.

Pracownicy
Możemy sobie spokojnie zatrudniać pracowników. Ich pensja „brutto brutto” (czyli cały koszt) jest wpisywana do naszej księgi i jest ok.
Musimy zarejestrować się w ZUS i w odpowiednich terminach doprowadzać za pracowników odpowiednie składki na odpowiednie konta.

Należy dopilnować, żeby zatrudnienie było na odpowiednią umowę. Niedopuszczalne jest zatrudnianie do szkoleń na umowy o dzieło. Ogólnie, umowa o dzieło jako zwolniona z dużej części haraczy może być podstawą do obiekcji ze strony ZUSu, zatem bywa niebezpieczna.
Umowy zlecenia dla aktywnych studentów do 25 r.ż. są zwolnione ze składek ZUS.

Do 20. dnia następnego miesiąca należy odprowadzić do US podatek za pracownika.

Pod koniec roku generujemy PITy.
Te PITy można składać na papierze, jeśli mamy do 5 pracowników. Powyżej 5 pracowników trzeba wygenerować bezpieczny podpis elektroniczny (ok 300 zł) i zgłaszać PITy elektronicznie.
PIT 4R, które składa stowarzyszenie do 31 stycznia.
PIT11, który wysyłamy zarówno do US, jak i do pracowników. Deklaracje na papierze składamy do 31 stycznia. Elektronicznie można złożyć do końca lutego. Do końca lutego trzeba też wysłać PIT11 wszystkim pracownikom.

Pożyczki
Jeśli zabraknie nam pieniędzy w stowarzyszeniu, osoby prywatne mogą mu udzielić pożyczki. Dla bezpieczeństwa warto dać minimalne oprocentowanie – 1%. Po podpisaniu umowy o pożyczkę stowarzyszenie musi złożyć deklarację PCC. Stowarzyszenia nie płacą podatku PCC.

Stowarzyszenie nie może pożyczać pieniędzy osobom prywatnym. Te środki są publiczne i można nimi dysponować tylko na cele statutowe.

Mój wniosek

Prowadzenie stowarzyszenia wymaga pracy, dotrzymywania terminów i minimalnego wysiłku. Zwłaszcza, gdy pobieramy składki członkowskie lub organizujemy jakieś imprezy.
Nie jest to przesadnie trudne, ale zostawienie wszystkie samopas może się wiązać z konsekwencjami.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *